Suivi des factures clients : la date prévue et la date réelle
Un suivi de factures utile compare deux dates : celle à laquelle le règlement était attendu et celle à laquelle il est arrivé. C'est cet écart qui alimente le plan de trésorerie.
Les colonnes qui servent
Pour chaque facture, notez le client, le numéro, les dates d’émission et d’échéance, le montant TTC, le cumul déjà encaissé, le dernier paiement, la dernière relance et les remarques de suivi ou de litige. Le reste dû et le nombre de jours de retard sont calculés dans le modèle Excel. Une échéance dépassée ne suffit pas à justifier une relance si la facture est contestée ou déjà réglée.
L'écart entre prévu et réel
Actualisez la date de contrôle du fichier. Une facture partiellement réglée garde un reste dû : rapprochez les paiements du compte avant de contacter le client. Le tableau comporte 100 lignes et plafonne le reste dû à zéro en cas de trop-perçu, à traiter séparément. Il ne gère pas les avoirs.
Le lien avec le plan de trésorerie
Le suivi de factures alimente directement la ligne des encaissements : chaque facture se pose au mois de son règlement attendu, puis se déplace si elle glisse. Reporter un encaissement d'un mois ne change pas le chiffre d'affaires, mais change le solde de chaque mois suivant. C'est la raison pour laquelle les deux tableaux se tiennent ensemble.
Tenir le tableau
Fixez un créneau régulier, par exemple le même jour chaque semaine : rapprochez les encaissements du compte bancaire, mettez à jour les dates réelles, sortez la liste des factures échues, envoyez les relances. Notre fichier de suivi des factures est téléchargeable et reprend ces colonnes.
Source documentaire : consulter la source. Les fonctions décrites peuvent évoluer.