Suivi des factures clients : tableau Excel gratuit

Mode d'emploi du fichier de suivi

Téléchargez le fichier, enregistrez-en aussitôt une copie sous un autre nom et travaillez uniquement sur cette copie de travail. Conservez le modèle téléchargé pour pouvoir repartir de sa version initiale. Remplacez la ligne d'exemple une fois sa logique comprise.

Saisissez d'abord votre date de contrôle en B4 : elle est manuelle et sert de référence à tous les calculs de retard. Les lignes 7 à 106 accueillent jusqu'à 100 factures, une par ligne.

En colonne A le client, en B le numéro de facture, nécessaire aux calculs et à ne pas laisser vide, en C la date d'émission, en D l'échéance, en E le montant TTC, en F le cumul déjà encaissé sur cette facture.

Les colonnes G, le reste dû, et H, les jours de retard, sont calculées : n'écrasez pas leurs formules.

Les colonnes I, date du dernier paiement, J, date de la dernière relance, et K, suivi et litige, se remplissent à la main. Le fichier n'envoie aucun message et ne se connecte à aucune banque.

L'exemple chiffré du fichier, pas à pas

Cet exemple fictif reprend la ligne fournie dans le fichier. Facture EX-001, 1 200 euros, émise le 01/09/2026, échéance au 01/10/2026, date de contrôle en B4 au 15/10/2026, 400 euros encaissés : G affiche 800 euros de reste dû et H 14 jours de retard.

Si un nouveau paiement de 300 euros arrive, F devient 700 et non 300, puisque la colonne est un cumul. Le reste tombe à 500 euros, et le retard reste à 14 jours tant que la date de contrôle ne bouge pas.

Au règlement des 500 euros restants, F affiche 1 200, G passe à 0 et H à 0. La date en I reste manuelle : inscrivez celle du dernier paiement reçu, telle qu'elle figure sur votre relevé.

Relier le suivi et le prévisionnel

L'actualisation entre ce fichier et un prévisionnel est manuelle : rien ne se transfère automatiquement. Ne reportez que le reste à encaisser de la colonne G, jamais le montant total de la facture. Les 400 puis 700 euros déjà reçus sont encaissés, les recompter gonflerait vos entrées attendues.

Si un client annonce un report, changez le mois où vous attendez désormais l'argent au lieu de laisser la somme sur le mois d'origine.

Gardez les limites en tête : 100 factures, pas de gestion des avoirs, pas de devises étrangères, et un trop-perçu qui reste plafonné à 0 en colonne G, donc à rapprocher à part.

Les colonnes qui servent

Pour chaque facture, notez le client, le numéro, les dates d’émission et d’échéance, le montant TTC, le cumul déjà encaissé, le dernier paiement, la dernière relance et les remarques de suivi ou de litige. Le reste dû et le nombre de jours de retard sont calculés dans le modèle Excel. Une échéance dépassée ne suffit pas à justifier une relance si la facture est contestée ou déjà réglée.

L'écart entre prévu et réel

Actualisez la date de contrôle du fichier. Une facture partiellement réglée garde un reste dû : rapprochez les paiements du compte avant de contacter le client. Le tableau comporte 100 lignes et plafonne le reste dû à zéro en cas de trop-perçu, à traiter séparément. Il ne gère pas les avoirs.

Le lien avec le plan de trésorerie

Le suivi de factures alimente directement la ligne des encaissements : chaque facture se pose au mois de son règlement attendu, puis se déplace si elle glisse. Reporter un encaissement d'un mois ne change pas le chiffre d'affaires, mais change le solde de chaque mois suivant. C'est la raison pour laquelle les deux tableaux se tiennent ensemble.

Tenir le tableau

Fixez un créneau régulier, par exemple le même jour chaque semaine : rapprochez les encaissements du compte bancaire, mettez à jour les dates réelles, sortez la liste des factures échues, envoyez les relances. Notre fichier de suivi des factures est téléchargeable et reprend ces colonnes.